المراسلات الإلكترونية ليست بالشىء الجديد الذى يستخدمه الناس حالياً لإجراء الإتصالات الشخصية بينهم، سواء على المستوى الإجتماعى أو العائلى او حتى المستوى العملى.
وبالرغم اننا اعتدنا عليه منذ زمن إلا ان هناك لكل شىء نقطة يتطور من خلالها، ومن خلال هذه امقال سنتكلم عن خمس عشر نقطة تستطيع من خلالها كتابة رسائل البريد الإليكترونى بشكل أفضل.
أولاً:- ضع نفسك مكان قارىء البريد.
أو بمعنى أصح عامل الأخرين كما تُحب أن تُعامل، فماهو هو شعورك حين تسلتم بريد ذو صياغة طويلة جداً دون ذكر صلب الموضوع؟ بالطبع ستشعر بالملل وعدم الفهم، لذا لابد أن تتسم مراسلاتك بالبساطة وبذكر الهدف منها بأبسط صيغة ممكنة، حتى تحقق منه غرضك وفى نفس الوقت لاتصيب المستلم بالملل وتجعله لايكمل الرسالة، أى ان ترسل الخطابات التى تتمنى ان تستسلمها وترد عليها.
ثانياً:- اعرف جيداً مالذى ترد عليه.
ربما جميعنا وقعنا فى هذا ونفعله دائماً، فبعد إرسال البريد بحوالى 15 ثانية نقوم بأرسال سؤال عن اذا ماوصل الإيميل الأصلى أم لا، ومن شأن ذلك إهدار الكثير من الوقت لك وللمستلم، ولذلك قدم خدمة لك وللمستلم وتأكد فى البداية إلى من تبعث ببريدك.
ثالثاً:- راجع اخطاء الطباعة.
نعم صار الآن مقبولاً ان تُرسل بعض الرسائل وهى تحتوى على العديد من الاخطاء الإملائية، وصارت الحجة ان خلال ألآاف الرسائل التى تُبعث يومياً من خلال وسائل صغيرة الحجم فوجود أخطاء من هذا النوع شيئاً منطقياً، ولكن لابد من أن تتفهم شيئاً ان زيادة عدد الكلمات الخاطئة ربما يؤدى إلى عدم قراءة رسالتك او عدم فهمها، لذا قبل ان تعطى أمر “إرسال” تفحصها جيداً والقى نظرة سريعة عليها وتأكد انها ستكون مفهومة لمن يقرأها.
رابعاً:- إجعل الرسائل قصيرة.
معظم الرسائل حالياً تبعث من خلال الموبايل، لذا لابد ان تكون قصيرة قدر المستطاع، قصيرة وخالية من الأخطاء الإملائية مع الاحتفاظ بالمضمون هو الشىء الاصح لكتابة بريد اليكترونى حاصة من خلال اجهزة الهاتف.
خامساً:- فى الحالات الغير ضرورية يمكنك قول الآتى:
هناك بعض الرسائل لاتحتاج اجابة سريعة وليست ضرورية للغاية بل هى لتوصيل شىء ما فقط، لذا فإن كنت على غير عجلة من الرد يمكن إرفاق جملة مثل ” لاداعى للعجلة فى الرد”، ” خد وقتك للرد”، اما اذا كنت لاتحتاج إجابة على رسالتك ممكن ارفاق هذه الجملة بها ” هذه الرسالة للإفادة ولايوجد داعى لردها”.. ستوفر من وقتك ووقت غيرك اكثير بهذه الخطوة.
سادساً:- لاتكن رسمياً لدرجة كبيرة.
انت بالتاكيد تريد التأكد من الصيغة التى يرسل بها البريد والتى تضمن توصيل فكرتك، لذا لا تجعلها ذو صيغة رسمية بحتة، اضفى عليها بعض من البساطة التى تعطى عنك إنطباعاً لطيفاً، وبهذ الطريقة تسهل العملية للقارىء وفى نفس الوقت تجعل رسالتك جذابة.
سابعاً:- لابد أن يكون هناك نقطة رئيسية.
نعم هناك العديد من الرسائل تحتاج فيها أن تذكر وتشرح العديد من النقاط، ولكن فى حالة انه يوجد نقطة واحده كدعوة لإجتماع او مقابلة، عليك ان تكون محدد جداً وتذكر الفكرة الأساسية المراد طرحها عن طريق نقطة او سؤال لكل رسالة.
ثامناً:- عليك أن تدرك أنك تبعث برسالة إليكترونية وليست مشروعاً فنياً.
أن توضح بعض النقاط بلون خط مختلف أو تغيير فى نمطه شىء جيد فى بعض الحالات ولكن لاتطلق لنفسك العنان فى ذلك، فانت لاترسم لوحة فنية بل ترسل رسالة، لذا إستخدام نمط الخط الإعتيادى، ولون واحد للرسالة يقلل من حجة الفوضى التى ربما تسببها بالكثير من التفاصيل. ولن يوصل الرسالة بطريقة سلبية.
تاسعاً:- تحرير نفسك عند كتابة البريد.
حاول أن يكون لك أسلوب لغوى مميز عند كتابة الرسالة، لاتخف من تحرير الرسائل طيلة الوقت، لكن أحرص على المضمون وعدم تكرار الجمل فى غير ضرورة لها، وابتعد عن الجمل الغير منطقية عديمة الفائدة، فدائماً يكون الهدف من حفظ رسائل البريد الإليكترونى واضحة وموجزة مع التقليل من الإضافات.
عاشراً:- إعرف جمهورك.
بالتأكيد أن لهجتك حين تبعث برسالة إلى رئيسك فى العمل لن تكون ذاتها حين توجه رسالة إلى صديقك فى نفس العمل، لذا عليك تحديد هوية مستلم الخطاب وعلى أساسها تقوم بتحديد الصيغة التى ستبعثه بها اليه.
أحد عشر:- قم بتحسين التنسيق الخاص برسالتك.
افضل الرسائل هى الرسائل القصيرة، ولكن إن وجدت ان الامر يتطلب بعض التنسيق من خلال النقاط والأرقام فعليك القيام بذلك، بطريقة تسهل إستيعاب وفهم المستلم له.